오늘날 정보와 데이터 관리는 점점 더 어려워지고 있다. 데이터는 기하급수적으로 증가하고, 데이터 환경은 점점 더 복잡해지고 있다. 기업에서는 임직원들이 생성한 정보, 즉 영업비밀과 특허 등이 유출되는 상황이 종종 발생하는데, 어떤 정보가 어디로 얼마나 유출됐는지 감사를 통해 파악해야 하지만 데이터가 폭증하는 상황에서는 제대로 된 분석이 어려운 경우가 많다.

여기에 기업 외부의 규제는 점점 더 복잡해지고 늘어나는 상황이다. 전국경제인연합회에 따르면, 현행 법령상 대기업 대상 규제를 조사한 결과 올해 5월 기준 48개 법령에 275개 규제가 있는 것으로 집계되었는데, 이는 2019년 8월 기준 188개 대비 46.3%(87개) 증가한 것으로 나타났다. 이 중 신설된 규제의 약 절반(47.1%)이 금융 관련 규제였다.

복잡해지는 기업 외부 규제 환경

공정거래법, 개인정보 보호법, 하도급법 등 법적, 사회적 규제들이 존재하는데, 기업들은 혹시라도 모를 상황에 대비해 관련 감사에 대한 준비 및 정보관리가 필요하다. 검찰과 공정거래위원회, 금융감독원 등의 다양한 규제에 대해 관리 · 감독을 해야 할 때 기관이 요청한 데이터를 제대로 제공할 수 없다면 문제가 발생하게 된다. 특히 최근에는 국내 시장만이 아닌 글로벌 시장을 대상으로 비즈니스를 하는 경우가 많은데, 해외 시장에서의 글로벌 규제 역시 대비가 필요하다.

기업소송의 경우에도 문제가 된다. 여러 기업이 기술적으로 특허소송을 하고 있는데, 미국 기업과 미국에서 소송을 하는 경우 전자증거개시(eDiscovery) 제도에 대한 대응을 해야 한다. 따라서 임직원이 만든 데이터를 보존하고 절대 지워지지 않도록 준비해야 한다.

팬데믹이 촉발한 업무 환경 다변화

그런데 코로나 팬데믹으로 인한 업무 환경 다변화는 문제를 더욱 복잡하게 한다. 실제로 코로나 팬데믹 이후 재택근무, 모바일 업무의 도입이 가속화되었고, '위드 코로나'로 전환되더라도 이 변화는 계속될 것으로 보인다.

최근 한국경영자총협회가 매출 100대 기업을 대상으로 실시한 설문조사에 따르면, 코로나19로 인한 위기 상황이 어느 정도 완화되더라도 43.6%는 '이후에도 재택근무가 활용될 것'이라고 답했다.

기업의 인프라가 복잡해지고 업무방식이 보다 다양해지면 제대로 된 데이터 관리와 리스크 대비는 더더욱 어렵다. 특히 코로나 상황 이후 많은 기업들이 클라우드 서비스로 전환하고 다양한 협업/커뮤니케이션 도구들을 도입했다.

전 세계 10개국 대상으로 진행한 베리타스의 '비즈니스 협업의 잠재적 위험성(Hidden Threat of Business Collaboration)' 조사 보고서에 따르면, 코로나19의 촉발 이후 근로자가 줌(Zoom)이나 팀즈(Teams) 등의 비즈니스 협업 도구에 사용하는 시간이 약 20% 증가했다. 매일 평균 2시간 30분을, 특히 25%의 근로자는 근무 시간의 절반 이상을 비즈니스 협업 도구 사용에 할애하고 있다.

韓 근로자, 비즈니스 도구 선호

한국 근로자의 35%는 인스턴트 메시징 앱을 통해 주문을 수락하고 처리할 수 있다고 답해, 조사 대상국 평균 34%, 미국 평균 29%를 상회하는 수치를 기록했다. 또한 한국 근로자의 73%는 IM 앱을 통해 공유된 정보의 사본을 저장한다고 답했다. 이는 미국 근로자의 58%, 영국 근로자의 44%에 비해 현저히 높은 수치이다.

전통적인 기업 환경에서는 주로 사무실 안에서, 이메일로 중요 데이터와 의사결정이 이루어졌기 때문에 감사나 소송 상황에서 이메일 아카이브를 집중해서 관리하면 되었으나, 이제는 클라우드, 모바일 디바이스, 화상회의나 인스턴트 메시지와 같은 협업 도구들로 데이터와 파일을 주고받고, 의사결정이 이루어지고 있기 때문에, 이런 환경도 관리할 수 있는 방안이 필요해졌다.

데이터 안전을 보장하고 법률 문의에 효과적으로 대응하기 위해, 기업들은 데이터를 신속하게 분류, 발견, 관리할 수 있는 제품의 필요도가 높아졌다. 베리타스의 머지 1(Merge 1) 솔루션은 다양한 시스템에 산재되어 있는 정보들을 중앙으로 캡처할 수 있도록 지원한다. 또한 해당 솔루션은 120개 이상의 채팅, 파일 공유, 소셜 미디어, 모바일/SMS, 협업, 음성 채널 등에서의 모든 커뮤니케이션을 손쉽게 캡처하고 아카이빙하여 컴플라이언스 및 eDiscovery를 해결할 수 있는 서비스를 제공하고 있다.

기업 보호를 위한 데이터 전략

이제 기업에서는 디지털 혁신을 유지하면서 기업 내외부의 규제에 대응하고, 리스크를 줄일 수 있는 통합적인 디지털 컴플라이언스 전략이 필요하다. 기존의 사내 전산망뿐만 아니라 클라우드, 모바일 디바이스 등 다양한 플랫폼의 관점에서 기업의 전체 데이터를 검토하고 컴플라이언스에 부합하는지 관리할 수 있어야 한다.

또한 증가하는 데이터의 복잡성에 대처하고 데이터를 통제하기 위해 데이터 저장, 보관, 모니터링을 통합적으로 관리하는 인프라를 구축하는 것이 중요하다. 이를 통해 잠재적인 리스크를 감지하고, 민감한 데이터 유출을 방지하며, 손쉽게 특정 데이터를 추적해 소송 및 규제에 신속하게 대처할 수 있다.

◇'데이터 보호 솔루션 제공' 베리타스=베리타스(VERITAS)는 데이터 보호솔루션을 제공하는 글로벌 선두 기업으로 기업의 정보에 대한 실시간 인사이트를 제공하고 의사결정권자가 무엇을 보호할지, 무엇을 검색하고 삭제할지 결정할 수 있도록 지원하는 통합 솔루션 포트폴리오를 제공하고 있다.

머지 1 솔루션이 대표적이고, 엔터프라이즈 볼트 14(Enterprise Vault 14)는 온프레미스, 하이브리드 환경 또는 AWS, Azure를 포함한 퍼블릭 클라우드 환경에서 유연하게 구축할 수 있는 자동화된 데이터 보존 및 이메일 아카이빙 솔루션이다.

김지현 베리타스코리아 전무 · CTO(Jihyun.Kim@veritas.com)